Cas client Scan Up

Le client

Notre client, entreprise française opérant dans le secteur des matériaux de construction, est aujourd’hui présent dans plus de 12 pays à travers le monde. Le groupe, héritier d’une tradition industrielle avec l’invention du ciment artificiel par Louis Vicat en 1817, exerce aujourd’hui trois métiers principaux : le Ciment, le Béton Prêt à l’Emploi (BPE) et les Granulats. 

Vicat s’efforce de fournir des solutions de construction durables et innovantes qui répondent aux besoins de ses clients, professionnels et particuliers.

Marqué par la prise de conscience croissante des enjeux environnementaux, Vicat tente d’être à la pointe de l’innovation en développant des produits et processus de production plus respectueux de l’environnement. 

Depuis 2018, le groupe mène un projet de transformation des Achats, baptisé HERA afin d'optimiser et harmoniser les processus achats au sein de Vicat. Dans le cadre de ce projet, Vicat a décidé de lancer une nouvelle démarche de transformation pour dynamiser l’excellence opérationnelle au niveau de la maintenance de ses usines cimentières à travers le projet MC2. Ce dernier intègre l’amélioration des processus de gestion et consommation des pièces de rechanges.

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La problématique

Comment se passe la gestion des entrées sorties de pièces de rechange en cimenterie ? Les clients internes accèdent au magasin de pièces de rechange en libre service et déclarent les pièces prélevées sur un carnet à souche. Les magasiniers enregistrent ensuite tous les mouvements de stock dans leur système ERP. Cependant, la méthodologie actuelle peut entraîner des sorties de stocks non ou mal tracées et induire des écarts entre le stock machine (SAP) et le stock physique.

Les équipes le1817 ont accompagné le client dans la création, le développement et le déploiement d’une application mobile permettant aux utilisateurs, magasiniers et clients des magasins de pièces détachées de maintenance en cimenterie, de gérer la mobilité des stocks facilement et efficacement et en les équipant avec des terminaux mobiles avec lecteur de code à barres.

La problématique était la suivante : comment permettre aux utilisateurs de déclarer des sorties de pièces et aux magasiniers de simplifier la gestion des stocks en mobilité sur des sites étendus et non couverts par le réseau ?

L’application s’adresse aux gestionnaires et clients des magasins qui ont besoin de rationaliser leurs actions. La solution Scan Up propose un outil moderne permettant de fiabiliser les stocks, d'améliorer la traçabilité des opérations, d’harmoniser les pratiques entre les cimenteries et de s'inscrire à terme dans l’excellence opérationnelle de la maintenance industrielle. Le déploiement de Scan Up permet aussi la modernisation des métiers de magasiniers.

Le projet

Pour mettre en place cette solution, une équipe spécifique a été assignée sur le projet : notre équipe de développement, le Product Owner, le chef de projet, le scrum master, l’équipe UX/UI design, un architecte, et des experts applicatifs. Tous ont travaillé en mode Agile pour faciliter la collaboration entre chaque personne de l’équipe.

Plusieurs cadrages ont été mis en place : du cadrage produit, en passant par le cadrage technique, jusqu’au cadrage organisation, chaque étape a été maîtrisée.

Le cadrage produit de l’application Scan Up a permis de comprendre les besoins des magasiniers et des clients internes afin d’y répondre au mieux. Pour cela, il a été nécessaire d’identifier les catégories d'utilisateurs pour mieux comprendre leurs attentes à travers des ateliers vision et storymap qui ont permis, par la suite, de créer le parcours utilisateur le plus adapté.

Les principaux besoins auxquels il fallait répondre, étaient de pouvoir enregistrer les sorties de stocks, les consulter à tout moment, réaliser des inventaires et imprimer des étiquettes. Un des prérequis : le système devait être interfacé avec l’ERP, outil de gestion des magasiniers, et cohérent avec les informations de GMAO, utilisé par les clients internes.

Pour répondre aux enjeux de fiabilisation des stocks, de gain de temps et d’harmonisation des pratiques, Scan Up se devait d’être simple et ergonomique. Très intuitif, l’outil est facile d’utilisation et ne nécessite pas de formation particulière.

Le nom choisi pour l’application est Scan Up : Système connecté Accompagnant les Nouveaux usages sans Papier.

Dans la continuité de ce cadrage et pour créer une expérience et interface utilisateur optimales, une équipe UX/UI designer a pu concevoir à travers des ateliers dédiés, le design des maquettes de la future application.

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Le cadrage technique a permis de réfléchir à l’architecture générale de l’application et d'identifier les sources de données : SAP (pour l’ERP), COSWIN (pour le GMAO) et MDM. Scan Up a été conçue en mode asynchrone, elle fonctionne donc online et offline, ce qui fait de l’application une solution utilisable sans aucune connectivité réseau.

Côté front, Scan Up est une application mobile Android native et développée avec Kotlin et NestJs pour le back-end. Ce dernier est hébergé sur la plateforme ATLAS avec une base de données mongoDB, permettant ainsi un fonctionnement en mode serveurless. Le déploiement de l’application a été effectué de manière entièrement automatique suivant l’utilisation de pratiques DevSecOps.

La sécurité est un aspect crucial dans le développement d’applications et c’est pourquoi quatre points de contrôle cyber ont été mis en place tout au long du processus de développement. Ces points de contrôle comprennent notamment des tests de sécurité au niveau du poste de développement, des tests d’intégration continue, ainsi qu’un programme de Bug Bounty. Cela permet de garantir un niveau de sécurité élevé pour l’application, réduisant ainsi les potentiels risques d’incidents.

Avec une approche itérative et incrémentale, le développement de Scan Up s’est fait en mode Agile pour s’adapter au mieux aux besoins de l'utilisateur final.

Aujourd'hui, cette application est utilisée dans plusieurs cimenteries : les utilisateurs scannent le code-barre de chaque article qu'ils ont pris, et l'ERP est automatiquement mis à jour. Il est également possible de consulter et d’effectuer des inventaires, lancer une impression d'étiquettes à partir du terminal mobile ou juste de consulter les caractéristiques de chaque article.  

Quels résultats ?

L'application a été déployée en septembre 2021 avec un premier lancement test sur un site pilote puis en 2022 dans les magasins de pièces de rechange des 5 cimenteries françaises Vicat.

81% : c’est le nombre de sorties de stocks effectuées via l’outil Scan UP, cinq mois après son déploiement.

Comme attendu, les scanners sont également utilisés par d’autres fonctions que les magasiniers.

La solution est aujourd’hui utilisée par l’ensemble du personnel ayant besoin de prélever ou d’administrer les pièces de rechanges (200 personnes) qui ont pu traiter près de 31 000 mouvements.

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“ La facilité d’utilisation a fluidifié toutes les sorties de matériel et la réalisation des inventaires est devenue beaucoup plus facile. On l’utilise depuis son introduction dans le groupe car nos articles étaient majoritairement prêts, étiquetés pour son arrivée "- Responsable achats/magasin

“Le Scan Up est en soi une belle avancée pour notre métier de magasinier, véritable gain de temps pour les sorties de marchandise, la recherche d'articles hors du magasin central et les inventaires. Je m'en sers tous les jours 7h par jour et tout le service est apte à utiliser la scanette (5 personnes)” - Magasinier

“Le retour d’expérience est plutôt positif , c’est un outil de travail très pratique et un gain de temps non négligeable. Nous travaillons pour des pièces de maintenance usine et nous avons plusieurs magasins excentrés, le fait d'utiliser Scan Up est très pratique , que ce soit pour la recherche des pièces ou pour les sorties que pour les inventaires. Dans le service, nous sommes 5 à l’utiliser. Une fois les étiquettes sur les articles, les inventaires sont un jeu d’enfant !” - Service achats

Scan Up est une belle avancée pour les magasiniers et responsables achats. Elle permet une fluidité pour les sorties de matériel et les inventaires, tout en offrant une ergonomie, une fiabilité et une facilité de prise en main très appréciables. La solution est utilisée quotidiennement par les différentes personnes des services achats et magasins qui la décrivent comme une solution qui permet un gain de temps considérable pour la recherche, sortie de pièces et étiquetage.